Política de tratamiento de datos personales | Ben & Frank

Política de Tratamiento de datos personales Lentes Galileo Colombia S.A.S. o Ben & Frank

Para nosotros es importante que te sientas seguro sobre tus datos personales por lo que te recomendamos leer nuestra Política de Privacidad a la que llamaremos la Política (sabemos que esto es aburrido, así que la hicimos lo más corta y directa posible, aunque no lo creas).

Para que puedas comprender mejor esta Política es importante que tengas en cuenta que la i) palabra Dato Personal significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable; ii) la persona a la que refieren los Datos Personales se llama Titular, por ello, los Titulares a los que está dirigida esta Política serán, nuestros clientes, usuarios de página web, proveedores, empleados, entre otros y; iii) la palabra Tratamiento se entiende como cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permitan captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir y en general tratar datos de carácter personal.

Te informamos que el responsable del Tratamiento de los Datos Personales que nos proporcionas es Lentes Galileo Colombia S.A.S. (en adelante, "Ben & Frank" o "Nosotros"), con domicilio en la Calle 116 #23-06 Oficina 408. Para contactarnos puedes mandar un correo electrónico a la dirección hola@benandfrank.co.

Que Ben & Frank sea el Responsable del Tratamiento de tus Datos Personales significa que es la persona jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre el Tratamiento que se le dará a tus Datos Personales.

¿Cómo y para qué finalidades tratamos tus Datos Personales?

En cumplimiento de la ley aplicable, te avisamos que tus Datos Personales que serán objeto de recolección, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, cualquier forma de Tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo con las siguientes finalidades que previamente te serán informadas como Titular, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de nuestro objeto social y al giro ordinario de nuestras actividades comerciales.

1. Finalidades generales:

A continuación, haremos referencia a las finalidades para las que tratamos Datos Personales de todos los Titulares que hayan autorizado de forma previa, expresa e informada su Tratamiento:

El registro de la información de personal en nuestros sistemas.
El pago de obligaciones contractuales.
Transmisión y transferencia de los Datos Personales con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones.
Transferencia de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
El soporte en procesos de auditorías externas o internas; nacionales o internacionales.
La recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales nos corresponde.
Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada.
Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de Nosotros.
Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por Nosotros para dicho efecto.
Envío de información relevante derivada de la relación que se sostiene con Nosotros.
Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular y Nosotros o de la autorización dada por ti como Titular.
El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SAGRILAFT.
Enviar solicitudes de actualización de Datos Personales.

2. Clientes, usuarios y visitantes de la página web:

Trataremos los Datos Personales de nuestros clientes, usuarios y visitantes de nuestra página web de acuerdo con las siguientes finalidades:

Realizar procesos de identificación
Agendar y realizar exámenes de la vista.
Registrar los pedidos, realizar los despachos y darles seguimiento.
Realizar contactos vía telefónica o mensaje (SMS o de correo electrónico) para recordar la fecha de los exámenes de la vista, así como comunicar la fecha de entrega de los lentes.
Diseñar y entregar los lentes.
Enviar comunicaciones para informar de cambios o nuevos productos o servicios que estén relacionados con el producto adquirido.
Atender comentarios, consultas, reclamos y quejas y, así como recibir sus respectivas respuestas.
Realizar cobros y reembolsos (en caso de que aplique).
Emitir facturas.
Realizar las actividades necesarias para brindar los servicio y productos solicitados y cumplir con nuestras obligaciones como proveedores.
Realizar programas de beneficios (en caso de que aplique).
Realizar restricciones a nuestros sitios virtuales de cuando se evidencie que usuarios violaron nuestros derechos a la propiedad intelectual e industrial.
Publicar en nuestros medios y redes sociales, con fines promocionales, contenido que nuestros clientes y usuarios hayan publicado en sus redes sociales luciendo nuestros productos.
Realizar encuestas o evaluaciones para medir la calidad en el servicio que brindamos y mejorar la experiencia de nuestros clientes y usuarios en su próxima adquisición de mercancía y/o servicios.
Realizar análisis, estudios de mercado y reportes de nuestros productos, clientes y usuarios, registros sobre hábitos de consumo a través de herramientas de captura automática de datos, intereses y/o comportamientos.
Enviar anuncios, novedades, nuevos lanzamientos, promociones y descuentos de nuestros productos.
Participar en redes sociales, chats y/o foros de discusión.
Participar en eventos, trivias, concursos, rifas, juegos y sorteos.

Cookies:

Particularmente, con respecto de nuestros usuarios y visitantes de la página web, por medio de cookies, trataremos sus Datos Personales, para las siguientes finalidades:

Permitir la navegación web de forma más eficiente, realizando seguimientos del recorrido en el sitio.
Guardar preferencias para hacer seguimiento comportamental y facilitar publicidad personalizada.
Recordar las preferencias de pago, de compra y de productos, entre otros, con el objeto de ofrecer un servicio personalizado.
Para analizar, ya sea por sí o a través de terceros, del comportamiento de navegación a través del sitio.
Conocer e identificar qué usuarios y visitantes provienen de anuncios en internet de páginas ajenas al sitio web o redes sociales.
Impedir actividades fraudulentas.
Valorar las preferencias de los productos más solicitados.
Maximizar la seguridad en del sitio web.

3. Recurso humano:

Trataremos los Datos Personales de nuestros empleados, exempleados, candidatos y colaboradores para las siguientes finalidades:

Incorporar sus Datos Personales en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de Nosotros como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.
Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al Titular con Nosotros.
Disponer de los Datos Personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de Ben & Frank y mantenerlos actualizados.
Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral o comercial.
Administrar los Datos Personales para que Nosotros, en condición de empleador, cumplamos correctamente con nuestras obligaciones. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante Sistema integral de Seguridad Social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el Tratamiento de sus Datos Personales.
Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar sobre los cuales esté legitimado a tratar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que Nosotros cumplamos nuestros deberes como empleador.
Responder solicitudes del empleado y exempleado sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a Ben & Frank en razón del vínculo laboral.
Gestionar los Datos Personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc.).
Gestionar los Datos Personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el contrato de trabajo y/o Reglamento - Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
Administrar los Datos Personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.
Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales del recurso humano con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de Ben & Frank.
Transferir y transmitir los Datos Personales a terceros.

4. Proveedores y/o Contratistas:

Trataremos los Datos Personales de nuestros proveedores y/o contratistas que sean personas naturales, así como los del personal de nuestros proveedores y/o contratistas cuando estos sean personas jurídicas, de acuerdo con las siguientes finalidades:

Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
Recolectar, registrar y actualizar sus Datos Personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con Nosotros y demás trámites asociados a nuestro cargo.
Gestionar los Datos Personales para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a Nosotros y gestión de cobranzas que se encuentren a nuestro cargo.
Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o contratista.
Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a nuestro cargo.
Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que nos permita a identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezcan con el proveedor o contratista.
Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.
Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a solicitudes de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados.
Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales de nuestros proveedores con el fin de establecer controles de acceso a nuestra infraestructura lógica o física.
Administrar los Datos Personales para realizar pagos a nuestros proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.
Transferir o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.
Generar, conservar, transmitir y transferir soportes requeridos por los procesos de auditoría interna y externa.
Transferir y/o transmitir la información personal para ejecutar una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de Ben & Frank.

Entendemos que los Datos Personales de nuestros proveedores o contratistas y los de aquellos terceros que nuestros proveedores o contratistas suministren, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los respectivos Titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.

5. Personas grabadas y monitoreadas en zonas video vigiladas en nuestros Templos:

En nuestros Templos contamos con cámaras de videovigilancia por medio de las cuales tratamos Datos Personales de todas las personas cuya voz o imagen ingresan a nuestras instalaciones. Para ello advertimos por medio de carteles que sus Datos Personales son tratados de acuerdo con las siguientes finalidades:

Mantener la seguridad en los Templos.
Realizar inspección y reporte a autoridades judiciales.
Realizar actividades investigativas con relación a la posible comisión de delitos, faltas, irregularidades, incidentes de convivencia u otros eventos que contravengan el contrato de trabajo y/o Reglamento Interno de Trabajo.
Llevar a cabo entrenamiento y capacitación a nuestros empleados.

¿Qué derechos tienes como Titular de tus Datos Personales?

Como Titular de tus datos podrás ejercer los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar tus Datos Personales frente a Nosotros o el encargado del Tratamiento. este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Nosotros salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
Ser informado por Nosotros o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a tus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a tus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

¿Cuál es nuestra área encargada de la atención de consultas, peticiones y reclamos de los Titulares?

Nuestra área encargada de atender las consultas, peticiones y reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la ley aplicable es Atención al Cliente. Así, como Titular podrás ejercer tus derechos mediante comunicaciones verbales, radicando comunicaciones escritas y/o enviando correos electrónicos, a través de cualquiera de los siguientes canales de contacto:

Dirección: Calle 116 #23-06 Oficina 408
Correo Electrónico: hola@benandfrank.co

Es importante que sepas, que si estás suscrito a nuestro newsletter podrás desactivar en cualquier momento el servicio.

¿Cuál es el procedimiento para la atención de consultas y reclamos?

Como Titular de la información puedes realizar peticiones, consultas y reclamos con el fin de conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma y en general ejercer tus derechos.

Para esos fines, los interesados, pueden radicar sus peticiones, consultas y reclamos ante Nosotros por medio de los canales descritos en la sección anterior.

Debes tener en cuenta que, en la presentación de consultas y reclamos, como interesado debes acreditar que eres uno de los sujetos legitimados para ejercer los derechos del Titular según los siguientes parámetros.

Si eres el Titular deberás acreditar tu identidad en forma suficiente.
Si eres uno de los causahabientes del Titular deberás acreditar tal calidad.
Si eres el representante y/o apoderado del Titular deberás acreditar la representación o apoderamiento.
Si eres menor de edad, tus padres o acudientes deberán acreditar su identidad en forma suficiente.

Adicionalmente, las solicitudes para ejercer tus derechos deberán contener la descripción de los hechos que dan lugar la consulta o reclamo, acompañando los documentos que quieras hacer valer y tu dirección física o electrónica para recibir respuesta a la solicitud.

Consultas

Si deseas realizar consultas, debes tener en cuenta que te suministraremos toda la información contenida en el registro individual del Titular o que esté vinculada con su identificación. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que recibamos la solicitud.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, te informaremos los motivos de la demora y te indicaremos la fecha en que se atenderá tu consulta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Si consideras que la información contenida en una de nuestras bases de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida, o cuando adviertas el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrás presentar tus reclamos a Nosotros o al encargado del Tratamiento, los cuales serán tramitados bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo resulta incompleto, es decir, si no contiene la descripción de los hechos, los documentos que quieras hacer valer y tu dirección física o electrónica para recibir respuesta a la solicitud, te requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsanes las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presentes la información requerida, se entenderá que has desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo dentro de Ben & Frank no sea competente para resolverlo, deberá enviarlo a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y te informaremos de tal situación.
Una vez recibamos el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles incluiremos en la base de datos una nota que dirá "reclamo en trámite" y las causas que lo motivaron. Dicha nota deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.
El término máximo con el que contamos para atender tus reclamos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que lo recibamos. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, te informaremos los motivos de la demora y la nueva fecha en que lo atenderemos, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

¿Tu información está segura?

Nos tomamos muy en serio la seguridad de tus datos, por eso hemos adoptado e incorporado en nuestros diferentes procesos las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y adecuadas para otorgar seguridad a los registros con información personal evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Lo anterior de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en nuestras bases de datos y los riesgos a los que están expuestos. Los Datos Personales que obtengamos a través de cualquier formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndonos a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y Tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la ley aplicable. Lo anterior de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en nuestras bases de datos y los riesgos a los que están expuestos. Como en otros medios, todo intercambio de información y operación realizada a través de Internet conlleva cierto riesgo, por lo que no se puede garantizar la seguridad al 100%, pero nuestro Sitio Web aplica medidas de seguridad de vanguardia, buscando resguardar tu información lo más posible. Al momento de comprar en nuestro sitio web te serán solicitados pedirán datos bancarios para los cuales ofrecemos seguridad y confidencialidad, ya que cuenta con un servidor seguro bajo el protocolo SSL (Secure Socket Layer) de tal manera que la información que envían se transmite encriptada para asegurar su protección. Como tip, siempre que des tus datos bancarios por Internet asegúrate de que aparezca una "s" en la dirección de la página por ejemplo https://www.benandfrank.co.

Para compras en tienda, los protocolos de seguridad son igual de estrictos, ya que en todo momento podrás observar donde se encuentra tu medio de pago elegido, así como la información que se recabe del mismo es transmitido de forma segura con el servidor de la institución financiera.

Cambios a la Política de Privacidad

La Política de Privacidad puede tener modificaciones, cambios o actualizaciones derivadas de nuevos requerimientos legales; de nuestras propias necesidades por los productos o servicios que ofrecemos; de cambios en nuestro modelo de negocio, o por otras causas de momento en momento. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del Tratamiento o al Responsable del Tratamiento, te solicitaremos una nueva autorización. Las actualizaciones que pueda tener esta Política de Privacidad se darán a conocer a través de nuestro sitio web https://www.benandfrank.co

¿Hasta cuándo conservamos las bases de datos?

Sólo podremos realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de nuestros archivos, salvo que exista un deber legal o contractual que nos exija mantenerlos en nuestras bases de datos.

¿Cuándo comienza a ser aplicable esta Política?

Esta Política entró en vigencia el día 1 de Octubre de 2023.